Termenul limita pentru clarificari privind apelul de propuneri de proiecte Europe Direct este 14 septembrie. Dupa aceasta data, Reprezentanta Comisiei Europene nu va mai raspunde la intrebarile aplicantilor.
Intrebarea 1: Pentru programul"Europa Direct" se accepta si consortii ca solicitanti de finantare? Ma gandesc, in speta, la un consortiu public-privat (autoritate publica si microintreprindere)
Raspuns 1: Asa cum se mentioneaza in Termenii de Referinta aferenti acestui apel referitor la eligibilitatea aplicantului, acesta trebuie să fie o organizație de drept public sau de drept privat cu misiune de serviciu public si trebuie sa aiba personalitate juridica.
Organizatia solicitanta (aplicantul) de finantare este una singura, care are dreptul sa aiba parteneri. Astfel, organizatia solicitanta este unica raspunzatoare pentru buna desfasurare a actiunii si, de altfel este cea care este evaluata din punct de vedere administrativ si operational pentru a deveni structura-gazda. De asemenea, doar aplicantul va semna "Declaratia pe propria raspundere".
Intrebarea 2: Va rugam sa ne spuneti daca scolile sunt eligibile pentru a aplica in cadrul finantarii de centre de informare pentru publicul larg - Apelul Europe Direct.
Raspuns 2: Termenii de Referinta aferenti acestui apel de propuneri specifica in mod clar in cadrul sectiunii III.3.2 faptul ca "Aplicanții trebuie să fie o organizație de drept public sau de drept privat cu misiune de serviciu public" si trebuie sa aiba personalitate juridica. In masura in care institutia dvs, indeplineste aceste conditii ea poate fi eligibila pentru o subventie Europe Direct.
In nota explicativa care se regaseste la paginile 9 si 10 ale Termenilor de Referinta se defineste exact ce anume inseamna "organizație de drept privat cu misiune de serviciu public" :
"O organizație de drept privat cu misiune de serviciu public poate fi recunoscută ca atare de o lege națională a țării în care este înregistrată. În cazul în care nu există o astfel de lege, Reprezentantul Autorizat atunci când stabilește dacă aplicantul corespunde acestei definiții, va ține cont printre altele de următorii factori:
- aplicantul este o instituție nonprofit în totalitate (adică nu are nici un fel de interese comerciale) sau
- bugetul său pentru o asemenea misiune provine în principal de la autorități publice sau de stat sau de la o altă instituție nonprofit sau
- activitățile sale se desfășoară în numele autorităților publice sau de stat sau al unei instituții nonprofit și sunt de aceea considerate a fi de interes public."
Intrebarea 3: "Va rog, in masura disponibilitatii dumenavoastra, sa ne confirmati daca sunt considerate eligibile camerele de comert pentru a depune aplicatii in cadrul procesului de selectie pentru structuri gazda - centre de informare din reteaua EUROPE DIRECT."
Raspuns 3: Asa cum se mentioneaza in Termenii de Referinta aferenti acestui apel referitor la eligibilitatea aplicanților, acestia trebuie să fie o organizație de drept public sau de drept privat cu misiune de serviciu public si trebuie sa aiba personalitate juridica.
Intrebarea 4: Pot depune proiect atat primariile comunelor care au de exemplu 3 sate apartinatoare dar si comune mult mai mari?
Raspuns 4: Orice primarie poate depune un proiect pentru un Centru Europedirect.
Intrebarea 5: Poate o organizatie sa depuna un proiect pentru a infiinta astfel de centre intr-o singura regiune de dezvoltare a Romaniei, atat in mediul urban cat si in cel rural, sau trebuie sa aiba o arie de acoperire in mai multe zone geografice diferite ale tarii, pentru ca proiectul sa fie eligibil?
Raspuns 5: Nu este obligatoriu ca o structura- gazda sa acopere mai multe zone.
Se poate acorda o singură subvenție o singură dată și unui singur beneficiar pentru un anumit centru. In acelasi timp, daca o structura-gazda are capacitate, poate depune mai multe aplicatii dar pentru zone diferite.
Intrebarea 6: Ce pregatire ar trebui sa aiba cel care va tine contabilitatea proiectului: sa fie expert contabil, poate avea studii medii? Trebuie sa aiba experienta in astfel de proiecte? Poate fi un coleg din biblioteca sau din afara?
Raspuns 6: Este de preferat ca cel care va tine contabilitatea proiectului sa aiba experienta in asemenea proiecte si este la alegerea voastra daca este cineva din organizatie sau din afara ei.
Intrebarea 7: Organizatia noastra este o biblioteca judeteana, institutie publica cu personalitate juridica. Contul nostru este deschis la Trezorerie. Trebuie deschis un cont nou, la o banca comerciala? Care este moneda in care se va lucra? Contul se va deschide inainte de primirea raspunsului pentru selectarea sau nu a organizatiei pentru primirea subventiei, adica contul sa fie deschis cand depunem aplicatia?
Raspuns 7: Da, va trebui deschis un cont la o banca comerciala in euro ( moneda in care se vor face platile) dar numai dupa momentul selectarii aplicatiei.
Intrebare 8: In 2004, o biblioteca a fost partener la un proiect finantat de Uniunea Europeana prin care se infiinta Centrul de Informare Europa, insa aplicantul a fost o asociatie. Acest lucru inseamna ca biblioteca a obtinut, indirect, subventie?
Raspuns 8: Trebuie mentionat faptul ca biblioteca a fost partener in acel proiect (si in alte proiecte, dupa caz), suma totala a proiectului si finantatorul.
Intrebarea 9: Care bugete sunt de indicat sa le punem, pe 2005 - 2006 sau 2006 si 2007?
Raspuns 9: Bugetul pentru 2006 si cel pentru 2007 sunt suficiente, insa daca doriti, puteti pune si aditional pentru anul 2005.
Intrebarea 10: "ARTICOLUL II.12 – COSTURI ELIGIBILE: Pentru a fi considerate costuri eligibile pentru finantare comunitara, costurile trebuie sa indeplineasca urmatoarele criterii generale:
- trebuie sa fie relationate cu obiectul Acordului Specific si prevazute in bugetul estimativ anexat acestuia;
- trebuie sa fie necesare pentru realizarea actiunii care face obiectul Acordului Specific;
- trebuie sa fie generate in perioada de eligibilitate a finantarii comunitare, astfel cum se mentioneaza in Acordul Specific;
- trebuie sa fie suportate efectiv de structura gazda, trebuie inregistrate in contabilitatea acestuia in conformitate cu normele de contabilitate care ii sunt aplicabile si trebuie sa fi fost declarate în conformitate cu cerintele legislatiei fiscale si sociale aplicabile;"
Intrebarea se refera la textul subliniat :
a) daca cheltuielile eligibile trebuie sa fie suportate efectiv de structura gazda, generate in perioada de eligibilitate a finantarii comunitare, cum pot fi considerate cheltuieli eligibile cele efectuate in aceasta faza de depunere a proiectului pentru amenajarea spatiilor destinate centrului la standarde europene? Ar rezulta din cele de mai sus ca structura gazda trebuie sa puna la dispozitie (sau sa se apuce deja de treaba sa amenajeze spatiul pe cheltuiala proprie) un spatiu gata modernizat si pregatit sa primeasca doar mobilierul si cele necesare functionarii rapide.
b) necesarul minim ca standard (finisaje spatiu, incalzire, pardoseli, marimea incaperilor, iluminare si grad de confort, etc.) este undeva specificat in termenii de referinta? Cum se apreciaza acest lucru in proiect?
c) pot fi considerate cheltuieli eligibile cele destinate modernizarii spatiului si trecute in buget ca finantare ceruta in proiect?
Raspuns 10: Asa cum se specifica in Termenii de Referinta, cheltuielile eligibile sunt numai cele generate incepand din momentul acordarii finantarii.
Este la libera alegere a fiecarui aplicant facilitatile pe care se angajeaza sa le ofere din start sau pe care se angajeaza sa le ofere pe baza finantarii primite ulterior.
Vreau sa va atrag atentia doar ca unul dintre criteriile de selectie este si verificarea capacitatii tehnice a aplicantului de a gazdui asemenea Centre, asa cum se mentioneaza la punctul III.3.6 aplicantii "trebuie sa demonstreze disponibilitatea infrastructurii logistice necesare pentru asigurarea facilitatilor prevazute la punctul II.1.2 din Termenii de Referinta".
Intrebarea 11: Fundatia x s-ar preta pentru aplicatia Europe Direct pentru ca in zona informatia despre Uniunea Europeana este necesara si aproape ca nu exista, dar fundatia pana acum nu a avut activitati pe comunicare (cum sunt cerintele in aplicatie), are spatiu mai putin dotare si dorinta de a face ceva pentru localnici.
1. Ce credeti s-ar preta pentru zona?
2. Cine ar putea sa ofere consultanta in aceasta perioada de pana la 21 septembrie?
3. Dupa aceea, pe perioada de un an vor fi persoane instruite pentru aceste activitati?
Raspuns 11: Asa cum se mentioneaza in Termenii de Referinta, unul dintre principalele criterii pentru aplicanti este sa demonstreze ca au capacitatea operationala de a gazdui centrul si anume sa aiba experienta dovedita de cel putin doi ani in comunicarea cu publicul, de preferinta privind aspecte referitoare la politicile Uniunii Europene.
Un alt criteriu important pentru viitoarele structuri-gazda a centrelor Europe Direct este acela al resursele umane necesare pentru activitatile de informare si comunicare. In acest sens nu vor exista formari specifice ci doar sesiuni speciale dedicate modului de lucru in Reteaua Europe Direct.
Cele de mai sus reprezinta conditii minime pentru selectarea viitoarelor structuri gazda ale Centrelor Europe Direct.
Reprezentanta Comisiei Europene, ca si autoritate contractanta, nu are calitatea de a sugera potentiali consultantii pentru apelurile de propuneri de proiecte pe care le gestioneaza, inclusiv apelul Europe Direct.
Intrebarea 12: Imi puteti spune daca la cheltuieli eligibile putem include cheltuieli aferente amenajarii (agrementarii ambientale) spatiului destinat viitorului centru.
Raspuns 12: Cheltuielile eligibile sunt specificate in cuprinsul Termenilor de Referinta, sectiunea III.6. Cheltuielile aferente amenajarii sunt posibile in masura stricta in care ele provin din cerintele acordului (standardele unui Centru Europe Direct, vezi II.1.3 - Rolul si obligatiile structurii gazda beneficiare).
Intrebarea 13: Reteaua multiplicatorilor de informatie in Romania este destul de vasta. Un multiplicator de informatie existent si mai mult care a beneficiat de fondul Europa, poate sa gazduiasca in cadrul structurii sale un centru de informare Europe Direct? In caz afirmativ, nu ne confruntam cu o suprapunere a activitatilor celor doua structuri?
Raspuns 13: Apelul Europe Direct este deschis oricarui potential beneficiar eligibil, indiferent de apartenenta sa la Reteaua Multiplicatorilor de Informatie Europeana sau de finantarile primite anterior. Reteaua de Centre Europe Direct exista in toate statele membre, fiind coordonata de catre Reprezentanta Comisiei Europene. In cazul in care structura gazda a unui centru de informare (care a beneficiat sau nu de finantari europene) este selectata in cadrul apelului pentru Europe Direct, activitatile de informare pe teme europene vor continua sub noul brand.
Intrebarea 14: Pot fi infiintate in acelasi oras mai multe Centre de Informare Europe Direct (de exemplu la o Universitate si la Camera de Comert) ?
Raspuns 14: Nu, asa cum se mentioneaza in Termenii de Referinta aferenti ai acestui apel "Propunerile de proiecte sunt clasificate in functie de punctaj, tinand cont si de necesitatea de a asigura o acoperire geografica echitabila atat in zonele urbane, cat si in zonele rurale. Astfel, punctajele aferente propunerilor de proiecte vizand aceeasi localitate sunt comparate si doar cea mai buna este considerata eligibila pentru finantare."
Intrebarea 15: In Apelul dumneavoastra pentru propunerea de proiecte, la punctul 5, acordarea subventirei, litera b) se vorbeste despre acoperirea specifica pe care o va asigura structura gazda. La ce se refera aceasta acoperire?
Raspuns 15: "Acoperirea specifica" se refera atat la dimensiunile si varietatea grupurilor tinta pe care si le defineste aplicantul, cat si la acoperirea geografica pe care centrul de informare o asigura de-a lungul existentei sale.
Intrebarea 16: Ca si institutie publica, Agentia pentru Protectia Mediului Galati este subordonata Ministerului Mediului si Dezvoltarii Durabile avand statut de serviciu public deconcentrat (cu buget aprobat prin Minister, cu angajati functionari publici). As vrea sa stiu daca institutia in care activez este eligibila pentru a inainta un proiect in cadrul Europe Direct, tinand cont ca prin caracterul sau de institutie publica are relatii permanente cu cetatenii, ONG-urile, autoritatile si agentii economici locali.
Raspuns 16: Asa cum se mentioneaza in Termenii de Referinta aferenti acestui apel referitor la eligibilitatea aplicantilor, acestia trebuie sa fie o organizatie de drept public sau de drept privat cu misiune de serviciu public si trebuie sa aiba personalitate juridica.
Referitor la pregatirea personalului, "aplicantii trebuie sa demonstreze ca au capacitatea operationala de a gazdui centrul(ele). Acestia trebuie sa aiba o experienta dovedita de cel putin doi ani in comunicarea cu publicul, de preferinta privind aspecte referitoare la politicile Uniunii Europene".
Intrebarea 17: As dori sa aflu care sunt beneficiarii eligibili ptr aceste proiecte si de ce as fi interesat ca organizatie, sa cofinantez 50% din cheltuielile de functionare. Exista si un profit ?
Banii acestia pentru ce se acorda ? Trebuie o anumita pregatire a personalului din centru. Cum sunt acestia remunerati? Cum poate o persoana voluntara, care doreste sa indeplineasca aceasta activitate sa se impice in aceste proiecte?
Raspuns 17: Asa cum se mentioneaza in Termenii de Referinta aferenti acestui apel referitor la eligibilitatea aplicantilor, acestia trebuie sa fie o organizatie de drept public sau de drept privat cu misiune de serviciu public si trebuie sa aiba personalitate juridica.
Potrivit regulilor financiare, unul dintre cele cinci principii majore ale programului (pagina 3, Termeni de Referinta) este ca "subventia nu poate aduce profit beneficiarului", in acelasi timp procentul co-finatarii este stabilit de catre Comisia Europeana si este acelasi in toata reteaua Europe Direct, retea care se regaseste in toate cele 27 de state membre.
In ceea ce priveste cheltuielile eligibile ele sunt mentionate in Temenii de Referinta - capitolul III 6 si pot acoperi "cheltuielile cu personalul, incluzand salariile reale, cheltuielile legate de asigurarea sociala si alte costuri prevazute de lege cuprinse in salariu, cheltuielile de transport si diurne, pretul de achizitionare a echipamentului (nou sau la mana a doua)", etc.
Referitor la pregatirea personalului, "aplicantii trebuie sa demonstreze ca au capacitatea operationala de a gazdui centrul(ele). Acestia trebuie sa aiba o experienta dovedita de cel putin doi ani in comunicarea cu publicul, de preferinta privind aspecte referitoare la politicile Uniunii Europene".
In momentul in care in zona dumneavoastra va exista un astfel de Centru Europe Direct, (locatiile si adresele tuturor centrelor vor fi postate pe site-ul Reprezentantei Comisiei Europene la inceputul anului 2008) va veti putea implica in mod voluntar in activitatile acestuia, cu acordul structurii-gazda.
Intrebarea 18: Sunt traducator autorizat si ma intereseaza organizarea unui centru de informare a activitatilor europene pentru o comuna din judetul Iasi, unde voi avea in curand domiciliul si sediul. As dori sa stiu daca in calitate de persoana fizica autorizata sunt eligibila pentru depunerea unui astfel de proiect. Mentionez ca am experienta in domeniul relatiilor publice.
Raspuns 18: Asa cum se mentioneaza in Termenii de Referinta aferenti acestui apel referitor la eligibilitatea aplicantilor, acestia trebuie sa fie o organizatie de drept public sau de drept privat cu misiune de serviciu public si trebuie sa aiba personalitate juridica.
Intrebarea 19: Va deranjez din nou cu o intrebare din partea directiunii Bibliotecii: cofinantarea din partea organizatiei noastre, adica echivalentul a 50% din valoarea proiectului, trebuie transferatia in contul care se va deschide (daca proiectul va fi castigat) sau va ramane in contul curent al Bibliotecii, in Trezorerie? Sau e suficient sa facem dovada ca bugetul bibliotecii permite sustinerea Centrului?
Raspuns 19: In etapa de evaluare a proiectului este important sa faceti dovada ca bugetul bibliotecii permite sustinerea Centrului, asa cum se mentioneaza in Termenii de Referinta aferenti. "Aplicantii trebuie sa se asigure ca toate cheltuielile si veniturile (in EUR) sunt detaliate in tabelul de buget, precum si in tabelele anexate. Tabelele anexate trebuie sa prezinte in mod clar toate cheltuielile estimative. Verificarea situatiei financiare a aplicantilor este unul dintre cele mai importante elemente ale selectiei. De aceea, acestia trebuie sa ofere toate informatiile solicitate si sa se asigure ca au o situație financiara echilibrata. De asemenea, trebuie oferite informatii clare despre sursele de finantare."
Pe timpul derularii actiunii, conform articolului I.8 din Acordul cadru de subventie de functionare "structura gazda se angajeaza sa adopte o atitudine transparenta privind gestiunea si tinerea contabilitatii" in asa fel incat cofinantarea structurii gazda sa poata fi clar identificata.
Intrebarea 20: Urmarind posibilitatiile de finantare, una din atributiile Agentiei de Dezvoltare Judeteana Harghita, am gasit o posibilitate de a obtine finantare pentru crearea unui centru "Europe Direct". Analizand termenii de referinta, imi permit sa va deranjez cu urmatoarea intrebare:
- este eligibila Agentia de Dezvoltare Judeteana Harghita .... pentru a inainta un proiect in cadrul acestui program?
Pentru a usura misiunea dvs. va descriu in cateva propozitii ce anume inseamna/cu ce se ocupa Agentia de Dezvoltare Judeteana. Agentia a fost creata de catre Consiliul Judetean Harghita, are statut juridic separat (cod fiscal / cont in trezorerie), dar in prima faza este finantat 100% de aceasta institutie. Adica bugetul anual este aprobat de consiliul judetean, cu precizarea sa cautam posibilitati de finantare prin care sa reducem finantarea din partea lor.
Infiintarea acestei agentii a fost necesara pentru utilizarea optima a Fondurilor Structurale in scopul implementarii Programului Operativ Regional. Agentia joaca un rol catalizator in mijlocul unui triunghi in ale carui colturi se gasesc: autoritatiile locale, ONG-urile si intreprinderile (capitalul privat), prin diseminarea cat mai eficienta a informatiilor catre acestia. In speranta ca veti raspunde la intrebare, va multumesc anticipat.
P.S.: Mai trebuie mentionat urmatorul lucru: Consiliul Judetean Harghita a creat deja un Centru de Informare Europeana, care acum functioneaza ca si un compartiment din cadrul institutiei. Acest lucru ne impiedica sa inaintam un proiect? (daca suntem eligibili).
Raspuns 20: In nota explicativa care se regaseste la paginile 9 si 10 ale Termenilor de Referinta se defineste exact ce anume inseamna "organizație de drept privat cu misiune de serviciu public": "O organizație de drept privat cu misiune de serviciu public poate fi recunoscuta ca atare de o lege nationala a tarii in care este inregistrata.
In cazul in care nu exista o astfel de lege, Reprezentantul Autorizat atunci cand stabileste daca aplicantul corespunde acestei definitii, va tine cont printre altele de urmatorii factori:
- aplicantul este o institutie nonprofit in totalitate (adica nu are nici un fel de interese comerciale) sau
- bugetul sau pentru o asemenea misiune provine in principal de la autoritati publice sau de stat sau de la o alta institutie nonprofit sau
- activitatile sale se desfasoara in numele autoritatilor publice sau de stat sau al unei institutii nonprofit si sunt de aceea considerate a fi de interes public."
Un raspuns transant in privinta eligibilitatii unei organizatii se poate da numai pe baza documentatiei complete furnizate de catre aplicant la momentul depunerii proiectului.
In cazul in care structura gazda a unui Centru de Informare (care a beneficiat sau nu de finantari europene) este selectata in cadrul apelului pentru Europe Direct, activitatile de informare pe teme europene vor continua sub noul brand.
Intrebarea 21: Subventia pentru structurile gazda ale Centrelor de informare din reteaua Europe Direct se obtine doar pentru anul 2008 ? Vor beneficia centrele Europe Direct de subventii si in anii urmatori de functionare?
Raspuns 21: Acest apel este dedicat exclusiv finantarii activitatilor centrelor pentru anul 2008. Contractele ce se vor incheia in baza apelului vor expira la sfarsitul lui 2008 si nu vor fi prelungite. Comisia Europeana, prin Reprezentantele sale din statele membre, va lansa in 2008 o licitatie similara prin care va finanta centre de informare Europe Direct pentru perioada 2009-2013.
Intrebarea 22: Unitatea dispune de un spatiu propriu care se preteaza ca sediu pentru Europe Direct si pe care daca nu l-ar folosi pentru functionarea proprie, l-ar inchiria. Se poate trece contravaloarea chiriei pe care ar percepe-o unitatea pentru acest spatiu ca si parte din contributia de 50% a institutiei gazda?
Unitatea dispune de cateva calculatoare pe care le-ar putea pune la dispozitie, dar dintre care unele au fost deja amortizate si altele nu. Daca pentru cele care nu sunt complet amortizate se trece valoarea de amortizare, cum se procedeaza cu celelalte? Intr-o situatie similara este si mobilierul de birou care a fost deja dat in folosinta.
Raspuns 22: In ceea ce priveste spatiul pentru gazduirea centrului Europe Direct, conform Acordului Cadru de Subventie de Functionare, sectiunea II.12.4 „Contributiile in natura nu constituie cheltuieli propriu-zise ale structurii gazda si nu reprezinta costuri eligibile. In cazul cofinantarii sub forma de contributii in natura conform conditiilor stipulate in articolul I.4, se stabileste valoarea financiara a contributiilor si acea suma este inclusa in costurile actiunii drept costuri neeligibile si in incasarile aferente actiunii ca si cofinantare in natura.” La randul lor, Termenii de Referinta, in sectiunea III.6.4., mentioneaza contributiile in natura printre costurile neeligibile. Pentru claritate, conform sectiunii III.6.2 a Termenilor de Referinta, “Pentru a fi eligibile, costurile trebuie sa indeplineasca urmatoarele criterii generale: (…) sa fie suportate efectiv de beneficiar, inregistrate in contabilitatea acestuia in conformitate cu normele de contabilitate care ii sunt aplicabile si declarate in conformitate cu cerintele legislatiei fiscale si sociale aplicabile”.
Aceste reguli sunt aplicabile si in cazul intrebarii dvs. privind calculatoarele si echipamentul de birou.
Intrebarea 23: Legat de cheltuielile cu utilitatile, unitatea nu dispune de o contorizare separata pentru spatiul destinat Europe Direct. In acest caz, se pot trece ca si cheltuieli eligibile chetuielile efectuate cu contorizarea utilitatilor ?
Raspuns 23: In cazul cheltuielilor aferente utilitatilor, costurile eligibile se vor calcula procentual, in functie de numarul de persoane desemnate sa lucreze in centru raportat la numarul de persoane total care lucreaza in organizatie.
Intrebarea 24: In buget, pe partea de venituri am dori sa includem si venituri obtinute din prestarea serviciilor (de ex. vanzarea brosurilor). Ce se intampla daca estimam mai mult decat vom obtine si la regularizare se observa ca nu este atins plafonul minimal de 12.000 de euro pe care institutia gazda trebuie sa-l atinga?
Raspuns 24: In ceea priveste veniturile, acestea nu pot fi estimate, ci trebuie sa fie deja existente si documentate, provenind, de exemplu, din contributii de la alte organizatii sau din alte proiecte. Un Centru Europe Direct nu poate vinde nici brosuri primite de la Comisia Europeana si nici brosuri produse de structura gazda.
Intrebarea 25: Sunt consilier la Oficiul Judetean de Consultanta Agricola (OJCA) Iasi, am parcurs informatiile privind Apelul pentru propuneri de proiecte privind Centrele de informare din Reteaua Europe Direct si am cateva intrebari:
- Directorul centrului poate fi consultant OJCA ? Am in vedere centre de informare in comunele in care activeaza colegii mei.
- Daca nu, poate fi acesta detasat pe perioada de 1 an ?
Raspuns 25: Desemnarea personalului care va deservi Centrul Europe Direct este la libera alegere a aplicantului. Termenii de Referinta prevad expres, in sectiunea III.3.7 referitoare la Capacitatea operationala ca “Aplicantii trebuie sa demonstreze ca au capacitatea operationala de a găzdui centrul(ele). Acestia trebuie să aiba o experienta dovedita de cel putin doi ani in comunicarea cu publicul, de preferinta privind aspecte referitoare la politicile UE. De asemenea, ei trebuie sa dispuna de resursele umane necesare pentru indeplinirea obligatiilor asumate. Aplicantii trebuie sa prezinte CV-urile personalului responsabil desemnat.”
Intrebarea 26: Centrul de informare Europe Direct poate fi intr-o localitate unde exista Centrul Local de Consultanta Agricola, care este subordonat Oficiului Judetean de Consultanta Agricola ? Am putea sa ne dezvoltam astfel activitatea si pentru zonele limitrofe. Ne intereseaza aceste aspecte pentru a stabili localizarea centrelor, a caror structura gazda am dori sa fie Oficiul Judetean de Consultanta Agricola Iasi.
Raspuns 26: Localizarea Centrului este de asemenea la latitudinea aplicantului. Doresc sa subliniez ca, la evaluare, “Propunerile de proiecte sunt clasificate in functie de punctaj, tinand cont si de necesitatea de a asigura o acoperire geografica echitabila atat in zonele urbane, cat si in zonele rurale. Astfel, punctajele aferente propunerilor de proiecte vizand aceeasi localitate sunt comparate si doar cea mai buna este considerata eligibila pentru finantare.”
Intrebarea 27: Pentru subventia de gazduire anuala acordata de Comisia Europeana vor fi lansate apeluri si in anii urmatori, in fiecare an pentru functionarea din anul urmator ?
Raspuns 27: Da, anul urmator va fi lansat un nou apel pentru Centre Europe Direct, iar centrele selectate vor semna un acord cadru pe o perioada de patru ani. Subventiile de functionare vor fi acordate anual ca urmare a unui proces de evaluare a activitatilor.
Intrebarea 28: Angajatii acestui centru vor avea negresit nevoie de cursuri specifice pregatitoare; sunt anumiti traineri agreati de reteaua Europe Direct sau putem apela la oricare sub conditia autorizarii legale si a respectarii domeniului ?
Raspuns 28: In cadrul activitatilor Retelei Europe Direct vor fi organizate seminarii dedicate lucrului in retea si sesiuni de instruire pe teme europene.
Intrebarea 29: Exista o limita minima a ariei spatiului dedicat centrului de informare, si alte criterii minime de facilitati sau confort pentru cetatenii care apeleaza direct la sediu?
Spatiile prevazute la II.1.3. din Termenii de referinta trebuiesc sa fie incaperi distincte?
Spatiile toate si in mod special cele pentru proiectii video si sala de reuniuni pot fi inchiriate?
Raspuns 29: Asa cum se mentioneaza in Termenii de referinta, viitoarele structuri-gazda trebuie sa asigure centrului urmatoarele:
- "un sediu vizibil si direct accesibil publicului. Acesta trebuie sa aiba spatii pentru (i) primirea si prezentarea documentatiei, (ii) consultarea acestora, (iii) proiectii video si (iv) depozitarea publicatiilor;
- sala de reuniuni care poate primi grupuri de cel putin douazeci de persoane".
Cu conditia indeplinirii criteriilor de mai sus, dimensiunea exacta a spatiului este la alegerea aplicantului; de asemenea, spatiile mentionate sunt distincte, dar parte componenta a Centrului Europe Direct. Inchirierea intregului spatiu poate fi cheltuiala eligibila.
Va precizez ca atat capacitatea tehnica (aplicantii trebuie sa demonstreze ca au capacitatea tehnica de a administra un centru. Astfel, acestia trebuie sa demonstreze disponibilitatea infrastructurii logistice necesare pentru asigurarea facilitatilor prevazute la punctul II.1.2 din Termenii de Referinta ) cat si capacitatea operationala (aplicantii trebuie sa demonstreze ca au capacitatea operationala de a gazdui centrul(ele). Acestia trebuie sa aiba o experienta dovedita de cel putin doi ani in comunicarea cu publicul, de preferinta privind aspecte referitoare la politicile Uniunii Europene. De asemenea, ei trebuie sa dispuna de resursele umane necesare pentru indeplinirea obligatiilor asumate. Aplicantii trebuie sa prezinte CV-urile personalului responsabil desemnat) sunt criteriile de selectie a viitoarelor structuri.
Intrebarea 30: Nu exista obligativitatea sustenabilitatii financiare ? nici institutionale ? si ca atare acesta nu este un criteriu de acordare a subventiei ?
Raspuns 30: Structura-gazda trebuie sa demonstreze sustenabilitatea Centrului doar pe parcursul anului de functionare. Sustenabilitatea ulterioara nu este un criteriu de selectie sau acordare a subventiei.
Intrebarea 31: Echipamentele care, conform legilor din Romania, sunt de natura obiectelor de inventar, deci nu sunt supuse amortizarii, pot fi incluse in cheltuieli la valoarea lor totala?
Raspuns 31: In cazul in care aceste echipamente sunt deja achizitionate, conform Acordului Cadru de Subventie de Functionare, sectiunea II.12.4 „Contributiile in natura nu constituie cheltuieli propriu-zise ale structurii gazda si nu reprezinta costuri eligibile. In cazul cofinantarii sub forma de contributii in natura conform conditiilor stipulate in articolul I.4, se stabileste valoarea financiara a contributiilor si acea suma este inclusa in costurile actiunii drept costuri neeligibile si in incasarile aferente actiunii ca si cofinantare in natura.”
La randul lor, Termenii de Referinta, in sectiunea III.6.4., mentioneaza contributiile in natura printre costurile neeligibile. Pentru claritate, conform sectiunii III.6.2 a Termenilor de Referinta, “Pentru a fi eligibile, costurile trebuie sa indeplineasca urmatoarele criterii generale: (…) sa fie suportate efectiv de beneficiar, inregistrate in contabilitatea acestuia in conformitate cu normele de contabilitate care îi sunt aplicabile si declarate in conformitate cu cerintele legislatiei fiscale si sociale aplicabile”.
In cazul in care acestea urmeaza sa fie achizitionate, conform sectiunii "Cheltuieli eligibile" pretul acestora trebuie sa fie "amortizat conform normelor fiscale si contabile aplicabile beneficiarului si general acceptate pentru bunuri de acelasi tip.Numai partea de amortizare a echipamentului care corespunde duratei actiunii si gradului utilizarii efectiv pentru actiune pot fi luate in considerare, cu exceptia cazului cand natura si/ sau contextul utilizarii acestuia justifica un tratament diferit din partea Comisiei".
Intrebarea 32: Se poate sa predam un proiect in parteneriat: Consiliul Judetean Harghita + Agentia de Dezvoltare Judeteana Harghita ? "....activitatile de informare pe teme europene vor continua sub noul brand." Adica ? Sa zicem agentia este eligibila - depune - si castiga un proiect Europe Direct: - ajunge in cadrul activitatiilor sa mentioeze .... acest lucru se realizeaza in numele Europe Direct ? ...sau ce anume intelegeti prin cele citate mai sus ?
Raspuns 32: In acest moment al pregatirii propunerii de proiect este important sa stabiliti care este structura principala care va aplica.
Aceasta trebuie sa fie eligibila din punct de vedere legal si trebuie sa dovedeasca ca are capacitatea tehnica (aplicantii trebuie sa demonstreze disponibilitatea infrastructurii logistice necesare pentru asigurarea facilitatilor prevazute la punctul II.1.2 din Termenii de Referinta) si operationala (aplicantii trebuie sa demonstreze ca au capacitatea operationala de a gazdui centrul(ele). Acestia trebuie sa aiba o experienta dovedita de cel putin doi ani in comunicarea cu publicul, de preferinta privind aspecte referitoare la politicile Uniunii Europene. De asemenea, ei trebuie sa dispuna de resursele umane necesare pentru indeplinirea obligatiilor asumate. Aplicantii trebuie sa prezinte CV-urile personalului responsabil desemnat) pentru a putea fi selectata ca structura-gazda.
In conditiile in care exista un aplicant care are deja un Centru de informare este la alegerea acestuia daca continua si activitatile de informare ale Centrului sau prefera sa transforme Centrul de Informare existent in Centru Europe Direct.
Intrebarea 33: Pentru urmatorul termen de depunere a proiectelor din reteaua Europe Direct, am vrea sa candidam si noi cu un proiect, dar avem unele nelamuriri. Ca de exemplu :
- daca x aplica la proiect ce devine organizatia: structura gazda sau centru de informare si care ar fi atributiile fiecareia ?
- ce se intelege prin gazduirea centrelor de informare ?
- care ar fi activitatile ce ar trebui mentionate in formularul de aplicare ?
- care ar fi tema principala a scrierii proiectului ?
Raspuns 33: In momentul in care organizatia dvs ar fi selectata ea devine structura gazda a unui Centru Europe Direct. Atat atributiile Centrului cat si ale structurii gazda sunt clar specificate in Termenii de Referinta aferenti acestui apel.
Tema principala a proiectului este infiintarea Centrelor Europe Direct, iar planul de activitati al acestora este la libera alegere a aplicantului.
Intrebarea 34: La punctul III. 2.3. din "Termeni de referinta", se precizeaza: "Se poate acorda o singura subventie o singura data si unui singur beneficiar pentru un anumit centru".
Daca dorim infiintarea unei structuri gazda cu trei centre de informare in locatii diferite, care sa acopere zona urbana si cea rurala de pe teritoriul unui judet, cum se poate proceda? Se pot intocmi trei proiecte pentru fiecare centru sau un singur proiect pentru toate trei ? Ori varianta nu este posibila ?
Raspuns 34: O structura gazda poate avea mai multe centre in locatii diferite.
Pentru fiecare Centru trebuie realizata o propunere de proiect de sine statatoare care va fi evaluata individual.
Intrebarea 35: Va rog sa ne clarificati urmatoarea situatie: daca exista deja in regiune un Centru de Informare Europeana, acesta va functiona automat in continuare in noua retea Europe Direct sau va trebui sa depuna pentru acest lucru un nou formular de aplicatie ?
Raspuns 35: Apelul pentru selectarea structurilor gazda ale Centrelor Europe Direct nu are nici o legatura cu finantarile pentru Centrele de Informare Europeana din perioada de preaderare. De aceea, pentru ca organizatia dvs. sa fie selectata ca structura gazda a unui Centru Europe Direct trebuie sa depuneti o propunere de proiect asa cum se specifica in ocumentatia aferenta acetui apel.
Intrebarea 36: Am dori sa stim daca Institutia Prefectului este eligibila si daca se poate aplica pt un centru nou sau ar trebui sa avem deja un centru de informare ca sa putem aplica !
Raspuns 36: Asa cum este mentinonat in Termenii de Referinta aferenti acestui apel de propuneri se specifica in mod clar in cadrul sectiunii III.3.2 faptul ca "Aplicantii trebuie sa fie o organizatie de drept public sau de drept privat cu misiune de serviciu public" si sa aiba personalitate juridica. In nota explicativa care se regaseste la paginile 9 si 10 ale Termenilor de Referinta se defineste exact ce inseamna "organizatie de drept privat cu misiune de serviciu public".
"O organizatie de drept privat cu misiune de serviciu public poate fi recunoscuta ca atare de o lege nationala a tarii in care este inregistrata. In cazul in care nu exista o astfel de lege, Reprezentantul Autorizat atunci cand stabileste daca aplicantul corespunde acestei definitii, va tine cont printre altele de urmatorii factori:
- aplicantul este o institutie nonprofit in totalitate (adica nu are nici un fel de interese comerciale) sau
- bugetul sau pentru o asemenea misiune provine in principal de la autoritati publice sau de stat sau de la o alta institutie nonprofit sau
- activitatile sale se desfasoara in numele autoritatilor publice sau de stat sau al unei institutii nonprofit si sunt de aceea considerate a fi de interes public".
Un raspuns transant in privinta eligibilitatii unei organizatii se poate da numai pe baza documentatiei complete furnizate de catre aplicant la momentul depunerii proiectului. Nu este obligatoriu ca institutia sa fii avut un Centru de informare anterior, scopul apelului fiind acela de a selecta noi structuri.
Intrebarea 37: Va rog sa clarificati daca primariile pot depune aplicatii pentru Europe Direct.
Raspuns 37: Asa cum este mentinonat in Termenii de Referinta aferenti acestui apel de propuneri se specifica in mod clar in cadrul sectiunii III.3.2 faptul ca "Aplicantii trebuie sa fie o organizatie de drept public sau de drept privat cu misiune de serviciu public" si sa aiba personalitate juridica. In nota explicativa care se regaseste la paginile 9 si 10 ale Termenilor de Referinta se defineste exact ce inseamna "organizatie de drept privat cu misiune de serviciu public".
"O organizatie de drept privat cu misiune de serviciu public poate fi recunoscuta ca atare de o lege nationala a tarii in care este inregistrata. In cazul in care nu exista o astfel de lege, Reprezentantul Autorizat atunci cand stabileste daca aplicantul corespunde acestei definitii, va tine cont printre altele de urmatorii factori:
- aplicantul este o institutie nonprofit in totalitate (adica nu are nici un fel de interese comerciale) sau
- bugetul sau pentru o asemenea misiune provine in principal de la autoritati publice sau de stat sau de la o alta institutie nonprofit sau
- activitatile sale se desfasoara in numele autoritatilor publice sau de stat sau al unei institutii nonprofit si sunt de aceea considerate a fi de interes public"
Un raspuns transant in privinta eligibilitatii unei organizatii se poate da numai pe baza documentatiei complete furnizate de catre aplicant la momentul depunerii proiectului.
Intrebarea 38: Va solicitam clarificarea unor probleme sesizate in urma parcurgerii tuturor documentelor postate pe site:
a) Intrebari:
-Exista un formular tipizat pentru Costuri detaliate/Planul de finantare?
-Trebuie sa detaliem costurile in cadrul fiecarui capitolului/liniei din bugetul estimativ anual ?
-Ce intelegeti prin Planul de finantare?
-Forma documentelor Costuri detaliate si Planul de finantare poate fi stabilita in formatul agreat de fiecare aplicant?
Mentionez ca in documentul Termeni de referinta la capitolul III.1.9. am intalnit notiunea de Costuri detaliate (parte din formularul de buget) si la capitolul III.1.10 apare notiunea de Plan de finantare (parte din formularul de buget) iar in Anexa I. Buget estimativ anual postat pe site am gasit doar cele doua sheet-uri: 1.venituri si 2. cheltuieli, cu sume totale estimate.
b)Intrebari:
- Sunt eligibile in cadrul acestei licitatii costurile necesare infiintarii unei pagini de internet a centrului?
- La ce capitol/linie se pot incadra aceste costuri?
Raspuns 38: Asa cum se precizeaza in Termenii de Referinta aferenti acestui apel, "aplicantul poate atasa o anexa explicativa la formularul de buget", formatul acestei anexe este la libera alegerea a aplicantului.
De asemenea Termenii de Referinta specifica in mod clar ca aplicantul trebuie sa ofere detalii privind metoda de calcul utilizata pentru toate costurile mai mari de 5.000 EUR.
Planul de finantare este parte din formularul de buget (este reprezentat de sheet-ul intitulat venituri- care practic da o imagine de ansamblu care vor fi sursele (planul) de finantare al viitorului Centru.
Da, cheltuielile pt o pagina internet dedicata sunt eligibile si pot fi incluse la capitolul cheltuieli pentru publicitate.
Intrebarea 39: Va scriu din partea Asociatiei "Junimea" Colegiul National "Ion C. Bratianu" Pitesti, Judetul Arges.
Am dori sa stim de unde se poate descarca Manualul Operational al Programului Europe Direct, in vederea completarii aplicatiei si anexelor prevazute.
Raspuns 39: Toate materialele necesare (Termenii de Referinta, Apelul, Anexele, etc) aferente acestui apel si utile pentru completarea aplicatiei si anexelor se gasesc pe site-ul dedicat www.infoeuropa.ro/europedirect.
Manualul Operational este un manual de bune practici interne ale Centrelor, nefiind relevant pentru acest moment al apelului.
Intrebarea 40: Am intrat pe site-ul dvs si am vazut anuntul dvs in legatura cu proiectele de finantare. La ce ar trebui sa se refere aceste proiecte? in ce domeniu?
Raspuns 40: Apelul se refera la finantarea de Centre de Informare Europeana. Toate detaliile necesare le puteti gasi pe www.infoeuropa.ro/europedirect.
Intrebarea 41: Poate nu caut unde ar trebiu, dar nu gasesc Manualul Operational pentru apelul pentru centre de informare Europe Direct. Va rog sa-mi trimiteti link-ul sau manualul.
Raspuns 41: Toate materialele necesare (Termenii de Referinta, Apelul, Anexele, etc) aferente acestui apel si utile pentru completarea aplicatiei si anexelor se gasesc pe site-ul dedicat www.infoeuropa.ro/europedirect.
Manualul Operational este un manual de bune practici interne ale Centrelor, nefiind relevant pentru acest moment al apelului. El va fi distribuit ulterior doar catre Centrele care vor fi finantate.
Intrebarea 42: Care sunt criteriile de eligibilitate a partenerilor ?
Raspuns 42: Criteriile de eligibilitate/ se refera exclusiv la aplicant si sunt identificate in sectiunea III.3 a Termenilor de Referinta.
Intrebarea 43: Conform cap. III.6.2 din Termeni de Referinta, pentru a fi eligibile, costurile trebuie sa indeplineasca urmatoarele criterii generale: ” ….... sa fie suportate efectiv de beneficiar, inregistrate in contabilitatea acestuia …………”. Privind cele precizate la articolul mentionat, mesajul este ca, cheltuielile partenerilor nu sunt eligibile !? In cazul in care sunt eligibile, ce acte justificative vor trebuii anexate la raportarile financiare ale proiectului in privinta costurilor la capitolul A. Cheltuieli pentru personal, sau alte cheltuieli de administrare a sediului (telefon, caldura, curent, apa, etc.) in cazul in care aceste cheltuieli sau o parte din acestea sunt suportate de partener ?
Raspuns 43: Asa cum se specifica in Termenii de Referinta, cofinantarea minima este de 50% din cheltuielile eligibile. Aplicantul si eventualii sai parteneri trebuie sa asigure aceasta cofinantare care sa acopere cheltuieli eligibile (vezi sectiunea III.6 din Termenii de Referinta) efectiv suportate, clar identificabile si corespunzator justificate. In acest sens, la raportul financiar al structurii gazda se vor anexa facturi din care sa reiasa in mod clar cheltuielile si eligibilitatea acestora.
Intrebarea 44: In cazul in care unul dintre parteneri este o autoritate publica locala, iar cheltuielile suportate de acesta sunt eligibile ca si ale solicitantului, acestea trebuiesc mentionate la VENITURI, Anexa I la Formularul de Aplicatie - BUGET OPERATIONAL ANUAL ESTIMATIV - I. Alte contributii publice ?
Daca partenerul este o autoritate publica locala (primarie), este suficienta o declaratie sau un angajement al primarului in care se va mentiona contributia financiara a acestei institutii la proiect ?
Raspuns 44: Dupa cum se mentioneaza in Declaratia pe propria raspundere, aplicantul trebuie sa anexeze o descriere a resurselor financiare alocate de alti donatori/ sau de parti terte care cofinanteaza. Formatul acesteia este la libera alegere a aplicantului. In functie de statutul juridic al partenerului, resursele financiare trebuie specificate in formularul de buget, sectiunea „Venituri”, rubrica „Sponsori particulari” sau „Alte contributii publice”. De asemenea, formatul angajamentului scris din partea partenerilor sau sponsorilor este la libera alegere a aplicantului (vezi Lista de control pentru aplicanti).
Intrebarea 45: Este necesar a se anexa la proiect copiile dupa actele juridice de infiintare si functionare a partenerului ?
Raspuns 45: Nu.
Intrebarea 46: In cadrul call-ului ptr Europe Direct, de exemplu noi ca si aplicant putem lua consiliul judetean ca si partener? Daca da, in acest caz pentru acordul privind partea de cofinantare ce formular trebuie completat ?
Raspuns 46: Criteriile de eligibilitate/ se refera exclusiv la aplicant si sunt identificate in sectiunea III.3 a Termenilor de Referinta. Nu exista criterii de eligibilitate privind partenerii acestuia. Dupa cum se mentioneaza in Declaratia pe propria raspundere, aplicantul trebuie sa anexeze o descriere a resurselor financiare alocate de alti donatori/ sau de parti terte care cofinanteaza. Formatul acesteia este la libera alegere a aplicantului. In functie de statutul juridic al partenerului, resursele financiare trebuie specificate in formularul de buget, sectiunea „Venituri”, rubrica „Sponsori particulari” sau „Alte contributii publice”. De asemenea, formatul angajamentului scris din partea partenerilor sau sponsorilor este la libera alegere a aplicantului (vezi Lista de control pentru aplicanti).
Intrebarea 47: Pentru linia telefonica gratuita, care sunt demersurile pentru activare? Costurile pentru mentenanta si activare trebuie suportate de strctura gazda si in incluse astfel in buget ?
Raspuns 47: Linia gratuita 00 800 6 7 8 9 10 11 este o facilitate deja operationala in Romania si nu presupune nici un cost din partea structurii gazda. Aceasta trebuie sa promoveze intens utilizarea publica a acestei facilitati de catre cetateni.
Intrebarea 48: Partenerul aplicantului poate participa la co-finantare cu 50% din suma co-finantata ?
Raspuns 48: Asa cum se specifica in Termenii de Referinta, cofinantarea minima este de 50% din cheltuielile eligibile. Aplicantul si eventualii sai parteneri trebuie sa asigure aceasta cofinantare care sa acopere cheltuieli eligibile (vezi sectiunea III.6 din Termenii de Referinta) efectiv suportate, clar identificabile si corespunzator justificate.
Dupa cum se mentioneaza in Declaratia pe propria raspundere, aplicantul trebuie sa anexeze o descriere a resurselor financiare alocate de alti donatori/ sau de parti terte care cofinanteaza. Formatul acesteia este la libera alegere a aplicantului. In functie de statutul juridic al partenerului, resursele financiare trebuie specificate in formularul de buget, sectiunea "Venituri", rubrica "Sponsori particulari" sau "Alte contributii publice". De asemenea, formatul angajamentului scris din partea partenerilor sau sponsorilor este la libera alegere a aplicantului (vezi Lista de control pentru aplicanti).
Intrebarea 49: Cum aflam mai multe despre conexiunea Europa prin satelit ?
Raspuns 49: Informatii despre aceasta facilitate se gasesc pe pagina web dedicata http://ec.europa.eu/avservices/ebs/welcome_en.cfm
Intrebarea 50: Dorim sa ne comunicati daca cheltuielile pentru plata lectorilor - angajatii partenerului - functionari publici sunt eligibile in cadrul acestui program.
Mentionez ca in perioada de implementare, Centrul Europe Direct intentioneaza sa organizeze seminarii de informare a grupului tinta, iar lectorii vor fi angajatii partenerului (administratie publica locala).
Raspuns 50: Cheltuielile pentru plata lectorilor sunt eligibile, conform sectiunii III.6 a Termenilor de Referinta, cu conditia sa indeplineasca cumulativ urmatoarele cerinte:
- sa fie relationate cu obiectul acordului si prevazute in bugetul estimativ anexat propunerii de proiect;
- sa fie necesare pentru realizarea actiunii care face obiectul acordului;
- sa fie rezonabile, justificate si conforme cu principiile bunei gestionari financiare, luand in considerare in special eficienta economica si raportul cost/ eficienta;
- sa fie generate in perioada de eligibilitate a finantarii comunitare, astfel cum se mentioneaza in Acordul Specific;
- sa fie suportate efectiv de beneficiar, inregistrate in contabilitatea acestuia in conformitate cu normele de contabilitate care ii sunt aplicabile si declarate in conformitate cu cerintele legislatiei fiscale si sociale aplicabile;
- sa fie identificabile si verificabile.
Avand in vedere ca personalul centrului de informare va beneficia de diferite sesiuni de instruire pe teme europene din partea Comisiei si ca unul dintre criteriile de eligibilitate se refera la capacitatea operationala a aplicantului („experienta dovedita de cel putin doi ani in comunicarea cu publicul, de preferinta privind aspecte referitoare la politicile UE”), este recomandabil ca domeniile pentru care se apeleaza la lectori din exterior sa presupuna un grad ridicat de specializare, care depaseste expertiza pe care o poate asigura personalul centrului de informare.
Intrebarea 51: Noi functionam ca centru de consultanta pe probleme europene (firma) pe langa o fundatie, care are ca preocupare probleme de comunicare. Fundatia are o vechime de aproape 10 ani, centrul a fost infiintat in acest an. Centrul nostru ofera, in principiu, consultanta pentru structuri ale administratiei publice locale, avem deja cateva proiecte in derulare. Am putea fi eligibili ?
Raspuns 51: Termenii de Referinta aferenti acestui apel de propuneri specifica in mod clar in cadrul sectiunii III.3.2 faptul ca "Aplicantii trebuie sa fie o organizatie de drept public sau de drept privat cu misiune de serviciu public" si trebuie sa aiba personalitate juridica. In masura in care institutia dvs. indeplineste aceste conditii ea poate fi eligibila pentru o subventie Europe Direct.
In nota explicativa care se regaseste la paginile 9 si 10 ale Termenilor de Referinta se defineste exact ce anume inseamna "organizatie de drept privat cu misiune de serviciu public":
"O organizatie de drept privat cu misiune de serviciu public poate fi recunoscuta ca atare de o lege nationala a tarii in care este inregistrata. In cazul in care nu exista o astfel de lege, Reprezentantul Autorizat atunci cand stabileste daca aplicantul corespunde acestei definitii, va tine cont printre altele de urmatorii factori:
- aplicantul este o institutie nonprofit in totalitate (adica nu are nici un fel de interese comerciale) sau
- bugetul sau pentru o asemenea misiune provine in principal de la autoritati publice sau de stat sau de la o alta institutie nonprofit sau
- activitatile sale se desfasoara in numele autoritatilor publice sau de stat sau al unei institutii nonprofit si sunt de aceea considerate a fi de interes public."
Un raspuns transant in privinta eligibilitatii unei organizatii se poate da numai pe baza documentatiei complete furnizate de catre aplicant la momentul depunerii proiectului.
Intrebarea 52: In masura in care am gasit un sponsor (o terta persoana) care este dispus sa sposorizeze chiriile si intretinerea pentru centrele europe direct pe care dorim sa le infiintam, aceasta este considerata a fi cofinantare din partea asociatiei noastre ?
Raspuns 52: Cofinantarea minima este de 50% din cheltuielile eligibile (vezi sectiunea III.6 din Termenii de Referinta) efectiv suportate, clar identificabile si corespunzator justificate aferente proiectului si poate proveni si de la parteneri sau sponsori ai aplicantului. Toate sponsorizarile structurii gazda trebuie clar specificate si dovedite pentru a garanta sustenabilitatea centrului pe durata contractului cu Comisia Europeana.
Dupa cum se mentioneaza in Declaratia pe propria raspundere, aplicantul trebuie sa anexeze o descriere a resurselor financiare alocate de alti donatori/sau de parti terte care cofinanteaza. Formatul acesteia este la libera alegere a aplicantului. De asemenea, formatul angajamentului scris din partea partenerilor sau sponsorilor este la libera alegere a aplicantului (vezi Lista de control pentru aplicanti).
Intrebarea 53: Aplicantul este o facultate din cadrul unei universitati de stat. Drept de semnatura in trezorerie are Rectorul respectivei universitati. Avand in vedere faptul ca aplicantul este una din facultatile universitatii, conduse de un decan, cine va completa "Declaratia aplicantului"? Decanul sau Rectorul ?
Raspuns 53: Documentele aferente propunerii de proiect trebuie semnate de acel reprezentant al institutiei care o poate angaja din punct de vedere juridic.
Intrebarea 54: In atasament am pus Declaratia de parteneriat cu Consiliul Judetean Valcea, pentru cofinantare. Este acest document relevant pentru a demonstra ca va exista cofinantarea proiectului cu 50 % din partea Bibliotecii (structura gazda pentru Europe Direct) - ca entitate in subordinea Consiliului Judetean Valcea ?
Raspuns 54: Dupa cum se mentioneaza in Declaratia pe propria raspundere, aplicantul trebuie sa anexeze o descriere a resurselor financiare alocate de alti donatori/ sau de parti terte care cofinanteaza. Formatul acesteia este la libera alegere a aplicantului. In functie de statutul juridic al partenerului, resursele financiare trebuie specificate in formularul de buget, sectiunea „Venituri”, rubrica „Sponsori particulari” sau „Alte contributii publice”. De asemenea, formatul angajamentului scris din partea partenerilor sau sponsorilor este la libera alegere a aplicantului (vezi Lista de control pentru aplicanti).
Intrebarea 55: Biblioteca noastra are 3 filiale (fara personalitate juridica) in cartierele marginase ale orasului. Considerati eligibila cheltuiala cu dotarea lor cu cate un calculator ? Ele pot primi solicitari de informatii de la cetateni si distribui materiale informative, vor fi in retea cu Centrul, insa Centrul va da raspunsurile pentru utilizatori.
Raspuns 55: Conform sectiunii III.6 a Termenilor de Referinta, cheltuielile eligibile trebuie sa indeplineasca cumulativ urmatoarele cerinte:
- sa fie relationate cu obiectul acordului si prevazute in bugetul estimativ anexat propunerii de proiect;
- sa fie necesare pentru realizarea actiunii care face obiectul acordului;
- sa fie rezonabile, justificate si conforme cu principiile bunei gestionari financiare, luand in considerare in special eficienta economica si raportul cost/ eficienta;
- sa fie generate in perioada de eligibilitate a finantarii comunitare, astfel cum se mentioneaza in Acordul Specific;
- sa fie suportate efectiv de beneficiar, inregistrate in contabilitatea acestuia in conformitate cu normele de contabilitate care ii sunt aplicabile si declarate in conformitate cu cerintele legislatiei fiscale si sociale aplicabile;
- sa fie identificabile si verificabile.
Conform sectiunii II.1.2 a Termenilor („Rolul si functiile centrelor de informare Europe Direct, sub responsabilitatea structurii gazda beneficiare”), centrul trebuie sa puna la dispozitia publicului, printre altele, calculatoare cu conexiune Internet. Avand in vedere ca obiectul posibilului acord este finantarea centrului, cheltuielile eligibile sunt numai cele aferente activitatii acestuia.
Intrebarea 56: Suntem Centrul de Informare Europe Rm. Valcea si avem, din nou, o intrebare despre Apelul de propuneri de proiecte pentru Europe Direct.
Cum se poate prinde postul de televiziune EUROPA PRIN SATELIT, recomandat in apel? Prin cablu sau prin antena satelit? Cei de la RDS, din oras, nu cunosc cum poate fi prins acest canal de televiziune... Ne puteti ajuta ?
Raspuns 56: In ceea ce priveste serviciul Europa prin Satelit, informatii despre aceasta facilitate se gasesc pe pagina web dedicata http://ec.europa.eu/avservices/ebs/welcome_en.cfm. Demersurile de a verifica aspectele tehnice ale receptionarii acestuia nu reprezinta atributia Autoritatii Contractante.
Intrebarea 57: In cazul obtinerii finantarii, Centrul Europa se poate transforma in Centru Europe Direct (activitatile continuand sub un nou brand, asa cum ati specificat intr-un alt raspuns), chiar daca nu au trecut cei 5 ani pentru care Consiliul judetean s-a angajat sa asigure functionarea Centrului Europa ?
Raspuns 57: In cazul in care organizatia dvs. este selectata ca viitoare structura gazda a unui Centru de informare Europe Direct, activitatile vechiului centru pot continua sub noul brand chiar daca nu au trecut cei 5 ani la care faceti referire.
Respectiva prevedere era menita sa asigure o cat mai buna sustenabilitate a centrelor de informare create prin Fondul Europa si nu face propriu-zis parte din contractul incheiat intre autoritatea contractanta de la acel moment, Delegatia Comisiei Europene, si beneficiarii subventiilor prin Fondul Europa.
Intrebarea 58: In aceasta situatie, costurile cu utilitatile Centrului Europa si salariile angajatilor actuali ai Centrului Europa (functionari publici) pot fi incluse in buget ca si costuri eligibile, ca si contributie a beneficiarului, in numerar? Chiar si in situatia in care consiliul judetean s-a angajat sa sustina financiar Centrul Europa pe o perioada de 5 ani (care nu s-a incheiat) ?
Raspuns 58: Da, cu conditia sa respecte criteriile de eligibilitate prevazute prin apelul Europe Direct - a se vedea sectiunea III.6 a Termenilor de Referinta.
Intrebarea 59: Nu am inteles bine cum e cu acordul pentru 2008 si un nou apel pentru 2009-2013. Sa presupunem ca depunem o cerere de finantare si obtinem un acord de subventie pentru anul 2008. Mai putem depune si anul viitor o noua cerere pentru un acord cadru de subventie pe 4 ani, pentru acelasi Centru Europe Direct, pe care l-am infiinta in cadrul acordului pe 2008, dar cu un nou plan de activitati pe 2009-2013 ?
Raspuns 59: Prezentul apel pentru propuneri de proiecte este menit sa finanteze Centre de informare Europe Direct exclusiv pentru anul 2008. In 2008 se va lansa un nou apel pentru perioada 2009-2013, la care vor putea aplica toate organizatiile care indeplinesc criteriile de eligibilitate, inclusiv structurile gazda selectate in urma apelului din 2007.
Intrebarea 60: Va rog sa-mi precizati daca institutia la care lucrez are in vedere organizarea in regiune a doua centre de informare europeana Europe Direct, trebuie intocmite cate un plan de actiune pentru fiecare centru si cate un buget pentru fiecare centru in care subventia pentru functionare sa fie maxim 24000 euro pentru fiecare centru ?
Raspuns 60: Pentru fiecare centru trebuie elaborata o aplicatie separata (cu toate componentele acesteia, conform Termenilor de Referinta si Listei de control pentru aplicanti).
Conform prevederilor exprese ale Apelului, “Subventia de functionare pentru fiecare centru din cadrul structurii gazda este cuprinsa intre minim 12.000 EUR si maxim 24.000 EUR pe an.”
Intrebarea 61: In ghid am gasit urmatoarele cerinte - "un sediu vizibil si direct accesibil publicului. Acesta trebuie sa aiba spatii pentru (i) primirea si prezentarea documentatiei, (ii) consultarea acestora, (iii) proiectii video si (iv) depozitarea publicatiilor;". Locul in care se vor desfasura activitatile este format din doua incaperi, este suficient? Trebuie mai mult spatiu ca sa fie eligibil ?
Raspuns 61: In ceea ce priveste spatiul necesar bunei desfasurari a activitatilor unui Centru de Informare Europe Direct, Termenii de Referinta prevad clar obligativitatea existentei unui “sediu vizibil si direct accesibil publicului. Acesta trebuie sa aiba spatii pentru (i) primirea si prezentarea documentatiei, (ii) consultarea acestora, (iii) proiectii video si (iv) depozitarea publicatiilor” care sa aiba si o „sala de reuniuni care poate primi grupuri de cel putin douazeci de persoane”. Propunerea dvs de proiect poate fi eligibila in masura in care spatiul pe care il aveti in vedere indeplineste toate conditiile de mai sus.
Intrebarea 62: In cazul in care Centrul Europe Direct si-a prevazut in proiect cheltuieli pentru realizarea vizibilitatii proiectului (comunicate de presa, afise, panouri de semnalizare), la ce linie din capitolul C pot fi incadrate aceste costuri ?
Raspuns 62: C. Cheltuieli pentru publicatii, materiale de informare, promovare si documentare - Cheltuieli pentru publicitate
Doresc sa subliniez ca, conform sectiunii III.1.9 Costurile detaliate din Termenii de Referinta, trebuie date detalii privind metoda de calcul utilizata pentru toate costurile mai mari de 5.000 EUR.
Intrebarea 63: In cazul in care Centrul Europe Direct si-a prevazut in proiect cheltuieli pentru tiparirea unor brosuri, la ce linie din buget pot incadra aceste costuri ?
Raspuns 63: C. Cheltuieli pentru publicatii, materiale de informare, promovare si documentare - Cheltuieli pentru tiparituri
Doresc sa subliniez ca, conform sectiunii III.1.9 Costurile detaliate din Termenii de Referinta, trebuie date detalii privind metoda de calcul utilizata pentru toate costurile mai mari de 5.000 EUR.
Intrebarea 64: La ce capitol si linie bugetara pot incadra cheltuielile pentru materialele promotionale (agende, calendare, pixuri, brelocuri, tricouri, sepci) care se vor realiza in cadrul proiectului ?
Raspuns 64: C. Cheltuieli pentru publicatii, materiale de informare, promovare si documentare - Cheltuieli pentru publicitate
Doresc sa subliniez ca, conform sectiunii III.1.9 Costurile detaliate din Termenii de Referinta, trebuie date detalii privind metoda de calcul utilizata pentru toate costurile mai mari de 5.000 EUR.
Intrebarea 65: In cazul in care se va realiza un buletin informativ care va fi multiplicat in cadrul Centrul Europe Direct (printat cu ajutorul unei imprimante), considerati corect incadrata aceasta cheltuiala la capitolul E - Cheltuieli pentru multiplicare ?
Raspuns 65: E. Cheltuieli de administrare si dotare cu echipamente - Alte cheltuieli (unde veti include toate costurile aferente consumabilelor)
Doresc sa subliniez ca, conform sectiunii III.1.9 Costurile detaliate din Termenii de Referinta, trebuie date detalii privind metoda de calcul utilizata pentru toate costurile mai mari de 5.000 EUR.
Intrebarea 66: Daca interpretam aceste conditii inseamna ca :
1. trebuie sa avem: 1 incapere pentru primirea si prezentarea documentatiei, 1 incapere separata pentru consultare, 1 incapere pentru proiectii video, 1 incapere pentru depozitarea publicatiilor, 1 sala pentru reuniuni, in total 5 incaperi sau
2. e suficient: 1 sala pentru primire, depozitare, prezentare, consultare, 1 sala pentru proiectii si reuniuni.
Raspuns 66: Termenii de Referinta nu prevad obligativitatea existentei un anumit numar de camere. In masura in care spatiul pe care il aveti in vedere indeplineste toate conditiile, spatiul este considerat corespunzator.
Intrebarea 67: In echipa de proiect putem sa cooptam membrii care vor lucra cu 1/2 sau 1/4 norma?
Daca raspunsul este afirmativ, va rugam sa-ne precizati care este metoda de calcul corecta pentru stabilirea salariilor. Propunerea noastra ar fi urmatoarea: 1/2 norma x a euro x 12 luni = 6a euro.
Raspuns 67: Conform Acordului Cadru, sectiunea I.9.2 (Rolul si obligatiile structurii gazda), structura gazda „asigura centrului personal calificat suficient pentru a deservi centrul in timpul programului de lucru” si „numește un angajat calificat, cu norma intreaga, care sa administreze centrul”. De asemenea, „Aplicantii trebuie sa prezinte CV-urile personalului responsabil desemnat.”
Este posibil sa se angajeze si personal part time, bugetarea resurselor umane este la latitudinea aplicantului si va fi evaluata de Autoritatea Contractanta conform criteriilor mentionate in termenii de referinta, respectiv: „Calitatea bugetului propus si eficienta economica (20%) - In ce masura aplicantul demonstreaza ca va folosi in mod optim subventia si Concordanta dintre cheltuielile totale si activitatile prevazute.”
Intrebarea 68: La capitolul si linie de buget putem sa prevedem cheltuielile pentru achizitionarea urmatoarelor bunuri:
- aparat foto digital;
- televizoare ?
Raspuns 68: E. Cheltuieli de administrare și dotare cu echipamente - Alte cheltuieli
Doresc sa subliniez ca, conform sectiunii III.1.9 (Costurile detaliate) din Termenii de Referinta, trebuie date detalii privind metoda de calcul utilizata pentru toate costurile mai mari de 5.000 EUR.
Intrebarea 69: As dori sa aflu referitor la programul de finantare Europe Direct, daca dupa anul finantat, pe ce perioada va trebui centrul de informare sa mai functioneze si daca va mai primi in continuare finantare. Va multumesc.
Raspuns 69: Conform prevederilor Acordului Cadru, acesta “se incheie pentru o perioada de maxim un an de la data intrarii sale in vigoare si se va inceta cel mai tarziu la 31 decembrie 2008.” Obligatia structurii gazda este de a asigura functionarea centrului pe perioada in care acordul este in vigoare.
Prezentul apel pentru propuneri de proiecte este menit sa finanteze Centre de informare Europe Direct exclusiv pentru anul 2008. In 2008 se va lansa un nou apel pentru perioada 2009-2013, la care vor putea aplica toate organizatiile care indeplinesc criteriile de eligibilitate, inclusiv structurile gazda selectate in urma apelului din 2007.
Intrebarea 70: Biblioteca Judeteana este institutie publica bugetara. Nu este platitoare de TVA. Trebuie redactata o adresa oficiala in acest sens sau este subinteles acest lucru ?
Raspuns 70: Formularul de aplicatie mentioneaza expres “Numarul de inregistrare TVA (unde este cazul)”. Deci, daca nu completati campul respectiv, inseamna ca acest regim nu vi se aplica.
Intrebarea 71: Toti membrii echipei de implementare a proiectului trebuie sa aiba experienta dovedita de cel putin doi ani in comunicarea cu publicul? Inclusiv si cel care tine contabilitatea? Sau doar de info officerii care vor lucra direct cu publicul ?
Raspuns 71: Aceasta cerinta se refera exclusiv la personalul care va deservi centrul si va fi implicat in activitatile de informare si comunicare ale acestuia.
Intrebarea 72: Va rugam sa ne comunicati daca acea contributie de co-finantare din partea solicitantului trebuie asigurata si evidentiata prin sume in cash sau daca in conceperea bugetului poate fi facuta o estimare a contributiilor oferite in natura (punerea la dispozitie a spatiului, echipamentelor, muncii voluntare si asigurare de consumabile).
Raspuns 72: Conform Acordului Cadru de Subventie de Functionare, sectiunea II.12.4 „Contributiile in natura nu constituie cheltuieli propriu-zise ale structurii gazda si nu reprezinta costuri eligibile.” La randul lor, Termenii de Referinta, in sectiunea III.6.4., mentioneaza contributiile in natura printre costurile neeligibile. Pentru claritate, conform sectiunii III.6.2 a Termenilor de Referinta, “Pentru a fi eligibile, costurile trebuie sa indeplineasca urmatoarele criterii generale: (…) sa fie suportate efectiv de beneficiar, inregistrate in contabilitatea acestuia in conformitate cu normele de contabilitate care ii sunt aplicabile si declarate in conformitate cu cerintele legislatiei fiscale si sociale aplicabile”.
Intrebarea 73: In cazul in care sumele respective trebuie sa fie dovedite in cash, ca aport la cheltuielile proiectului, va rugam sa ne spuneti cand anume exact este necesara dovedirea lor fata de finantator (la inceputul proiectului sau pe parcursul derularii proiectului).
Raspuns 73: Conform Declaratiei pe propria raspundere, aplicantul declara ca poseda suficiente resurse financiare care ii permit sa gazduiasca centrul(ele) pe parcursul intregii perioade prevazute (cf. articolul 173(2) NA)” si confirma ca aceasta entitate are resursele necesare pentru ca centrul(ele) sa functioneze in anul 2008 (cf. articolul 176(2) NA). In sustinerea acestei declaratii, trebuie anexate in copie simpla (fotocopie): certificatul oficial de inregistrare; statutul organizatiei; balanta contului de profit si pierderi din 2006; bilantul anului financiar 2006 (care nu sunt obligatorii in cazul in care aplicantul este o institutie publica).
Totodata, daca este cazul, trebuie anexate o descriere a resursele financiare alocate de alti donatori/ sau de parti terte care cofinanteaza, precum si angajamentul scris din partea partenerilor sau sponsorilor (vezi Declaratia si Lista de control pentru aplicanti).
Intrebarea 74: Pe site-ul dumneavoastra sunt afisate formularele pentru oferta de proiect "Reteaua Centrelor de Informare si Documentare - Europe Direct".
Institutia noastra doreste sa depuna oferta pentru acest proiect prin Centrul sau de Informare si Documentare.
Intrebarea noastra este daca Agentia Nationala Antidrog este eligibila de a participa la acest proiect. Mentionez ca toate conditiile impuse (si ma refer la cele de logistica, financiare, de personal si juridic) sunt indeplinite.
Raspuns 74: Criteriile de eligibilitate si selectie sunt specificate cu claritate in sectiunea III.3 din Termenii de Referinta:
III.3.1 Aplicantii trebuie sa depuna propuneri de proiecte clare folosind Formularul de Aplicatie si in conformitate cu dispozitiile si termenele limita stabilite mai jos.
III.3.2 Aplicantii trebuie sa fie o organizatie de drept public sau de drept privat cu misiune de serviciu public.
III.3.3 Aplicantii trebuie sa aiba personalitate juridica.
III.3.4 Aplicantii trebuie sa demonstreze ca au o situatie financiara si legala adecvata
III.3.5 Capacitatea financiara
Aplicantii trebuie sa declare pe propria raspundere ca detin resurse financiare suficiente care le permit sa gazduiasca centrul(ele) pe intreaga perioada si sa demonstreze ca au resursele necesare pentru functionarea centrului(elor) in anul lor de existenta.
III.3.6 Capacitatea tehnica
Aplicantii trebuie sa demonstreze ca au capacitatea tehnica de a administra un centru. Astfel, acestia trebuie sa demonstreze disponibilitatea infrastructurii logistice necesare pentru asigurarea facilitatilor prevazute la punctul II.1.2 din Termenii de Referinta.
III.3.7 Capacitatea operationala
Aplicantii trebuie sa demonstreze ca au capacitatea operationala de a gazdui centrul(ele). Acestia trebuie sa aiba o experienta dovedita de cel putin doi ani in comunicarea cu publicul, de preferinta privind aspecte referitoare la politicile UE. De asemenea, ei trebuie sa dispuna de resursele umane necesare pentru indeplinirea obligatiilor asumate. Aplicantii trebuie sa prezinte CV-urile personalului responsabil desemnat.
In masura in care o organizatie indeplineste toate aceste criterii, este eligibila pentru o subventie in cadrul prezentului Apel.
Intrebarea 75: In primul rand am dori sa aflam daca tot ceea ce este specificat la Cap. II.1.3. Rolul si obligatiile structurii gazda beneficiare, trebuie indeplinite inainte sau dupa finalizarea primului an de contract ? Concret: noi avem un spatiu pe care dorim sa il amenajam pentru un astfel de centru Europe Direct. Dar, trebuie sa facem investitii pentru amenajarea acestuia. Cheltuielile aferente investitiei necesare sunt eligibile prin acest program, putem, de exemplu, varui, monta centrala termica, achizitiona computere, imprimanta, telefon, mobilier, plasma pe care sa ruleze spoturi despre Uniunea Europeana ?
Raspuns 75: Cheltuielile pentru amenajare nu sunt eligibile, cu exceptia unor lucrari intr-adevar minore. Scopul subventiei este de a finanta in principal activitati de informare europeana, nu infrastructura centrelor.
Cheltuielile eligibile pentru dotare cu echipamente sunt descrise in formularul de buget – sectiunea E si in Termenii de Referinta – sectiunea II.1.2, sub rezerva indeplinirii criteriilor specificate in sectiunea III.6.2 a Termenilor.
Intrebarea 76: La capitolul III.6 Costuri eligibile, pag 13, Costuri direct eligibile, este specificat ca numai partea de amortizare a echipamentului care corespunde duratei actiunii si gradului de utilizare sunt cheltuieli eligibile. Deci, daca vom achizitiona un computer care isi amortieaza cheltuiala in 5 ani, Comisia va deconta numai rata amortizarii calculata pe un an, din aceasta prima subventie? Anul urmator, vom putea lua in calcul cheltuiala neamortizata ?
Raspuns 76: Avand in vedere ca, in mod exceptional pentru Romania si Bulgaria, apelul este pentru un an, intregul cost al echipamentului IT este eligibil, cu conditia sa fie mentinut in limite rezonabile.
Intrebarea 77: Pe cati ani se va derula proiectul ? Pentru ca am citit despre un Acord Cadru de subventie si un Acord anual, dar pe ce durata ?
Raspuns 77: Pentru Romania, atat Acordul Cadru cat si Acordul Specific au durata de un an.
La nivelul UE-25, apelul pentru selectarea de structuri gazda a fost lansat de Comisie in 2004 pentru a asigura functionarea de Centre Europe Direct pana in 2008. Pentru aceasta perioada, Comisia a incheiat cu beneficiarii Acorduri Cadru multianuale. Pentru fiecare an, s-au incheiat apoi Acorduri Specifice, pe baza evaluarii activitatilor centrelor.
Romania prinde practic doar ultimul an din acest ciclu, de aceea duratele acordului cadru si a celui specific coincid.
Anul viitor se va lansa la nivelul UE-27 un nou apel pentru perioada 2009-2013, urmand a se incheia acorduri cadru multianuale si acorduri specifice anuale.
Intrebarea 78: Este nevoie de auditor extern pentru acest proiect ?
Raspuns 78: Nu.
Intrebarea 79: Daca se pot deconta cheltuieli de management de proiect, reprezentand planificarea si urmarirea realizarii achizitiilor, cheltuieli cu realizarea achizitiilor, angajare si urmarire cheltuieli cu proiectul si realizarea rapoartelor de progres tehnice si financiare? Acesta se vor inscrie la Capitolul E, la subcapitolul alte cheltuieli, sau la capitolul A, la salarii ?
Proiectul pe care il gandim noi este relativ complex si o singura persoana, cea numita administrator, nu poate executa toate activitatile. Astfel, intrebarea ar fi daca se pot deconta cheltuieli cu salariile la capitolul A, pentru personal de suport: expert tehnic achizitii, expert IT, o persoana de la financiar, sofer, secretara, etc ?
Raspuns 79: Alcatuirea echipei de proiect este la libera alegere a aplicantului, Termenii de Referinta specificand doar un set de cerinte minimale. Astfel, conform Acordului Cadru, sectiunea I.9.2 (Rolul si obligatiile structurii gazda), structura gazda „asigura centrului personal calificat suficient pentru a deservi centrul in timpul programului de lucru” si „numeste un angajat calificat, cu norma intreaga, care sa administreze centrul”. De asemenea, „Aplicantii trebuie sa prezinte CV-urile personalului responsabil desemnat.”
Bugetarea resurselor umane este la latitudinea aplicantului si va fi evaluata de Autoritatea Contractanta conform criteriilor mentionate in Termenii de Referinta, respectiv: „Calitatea bugetului propus si eficienta economica (20%) - In ce masura aplicantul demonstreaza ca va folosi in mod optim subventia si Concordanta dintre cheltuielile totale si activitatile prevazute.” Este deci important ca accentul sa fie pus pe acele resurse angajate in desfasurarea activitatilor de informare si comunicare, acesta fiind scopul subventiei Europe Direct.
Toate cheltuielile cu personalul trebuie identificate in sub-sectiunea A a sectiunii Cheltuieli din Formularul de buget.
Intrebarea 80: Se pot deconta pe proiect vizite de studiu la centre Europe Direct din alte tari membre, pentru schimb de experienta ?
Raspuns 80: Aplicantul are libertatea de a propune prin proiect orice activitati menite sa contribuie la realizarea in cat mai bune conditii a misiunii centrului Europe Direct. Costurile aferente acestora sunt eligibile in masura in care indeplinesc criteriile specificate in sectiunea III.6.2 a Termenilor, iar in Formularul de buget, sunt identificate rubricile aferente cheltuielilor cu transport, cazare, diurna.
Doresc sa subliniez insa ca personalul centrelor din intreaga Uniunea Europeana beneficiaza atat de instruire (direct de la Comisie cat si de la Reprezentante), cat si de oportunitati de schimb de experienta si bune practici cu ocazia diferitelor intalniri ale retelei Europe Direct UE27.
Intrebarea 81: In legatura cu proiectul Selectarea Structurilor Gazda, intrebarile mele se leaga de buget. Exista doua tabele, unul cu Cheltuieli, celalalt cu Venituri. Nu inteleg cum trebuie completate. De exemplu in tabelul venituri apare Subventia din partea Comisiei Europene, dar apare si Contributia Structurii gazda.
Tabelul cheltuieli are rolul de totalizator, iar la venituri trebuie sa apara totul detaliat?
Subventia Comisiei Europene si finantarea proprie trebuie sa fie 50 - 50% ? Va rog frumos lamuriti-ma.
Raspuns 81: In tabelul Venituri trebuie identificate toate sursele de finantare ale proiectului: subventia din partea Comisiei, contributia structurii gazda, eventuale sponsorizari sau alte contributii, etc. Subliniez ca subventia de functionare din partea Comisiei, ce poate fi cuprinsa intre minim 12.000 EUR si maxim 24.000 EUR, poate reprezenta cel mult 50% din cheltuielile de functionare eligibile pentru fiecare centru pentru care este acordata. Aceasta nu exclude cazul in care aplicantul cofinanteaza cu mai mult de 50%.
In tabelul Cheltuieli trebuie identificate toate costurile aferente derularii proiectului, defalcate pe categoriile indicate. Subliniez ca trebuie date detalii privind metoda de calcul utilizata pentru toate costurile mai mari de 5.000 EUR. Aplicantii pot atasa o anexa explicativa la formularul de buget.
Bugetul prezentat trebuie sa fie echilibrat.
Intrebarea 82: Cum trebuie inteleasa urmatoarea propozitie: "Subventia de functionare poate reprezenta cel mult 50% din cheltuielile de functionare eligibile pentru fiecare centru...".
Raspuns 82: Subventia totala din partea Comisiei este de maxim jumatate din totalul cheltuielilor eligibile. Aplicantul trebuie deci sa cofinanteze cu minim 50%, dar poate cofinanta si cu mai mult decat atat.
De exemplu, pentru un proiect cu o valoare totala de 30.000 Euro, cofinantarea minima din partea beneficiarului trebuie sa fie de 15.000. Este posibil insa ca acesta sa cofinanteze cu 20.000 si sa ceara doar 10.000 de la Comisie.
Intrebarea 83: Cheltuielile de functionare inseamna altceva decat totalul subventiei ? Ce intra in categoria cheltuielilor de functionare ? Consumabilele, energia electrica ? Asta inseamna ca cheltuielile de editare publicatii si de exemplu cheltuielile de infiintare site intra intr-o alta categorie.
Raspuns 83: Cheltuielile de functionare (sectiunea dedicata din formularul de buget, cu toate componentele sale: personal, publicatii, seminarii, administrative, etc.) corespund subventiei de la Comisie insumate cu contributia structurii gazda si eventualilor sai parteneri, sponsori, etc. Detalii despre unde trebuie incadrate diferitele tipuri de cheltuieli se regasesc in formularul de buget.
Intrebarea 84: Suntem multiplicatori de informatie europeana la un consiliu judetean si am dori sa aplicam pe programul Europe Direct. Consiliul judetean este eligibil ca aplicant ?
Raspuns 84: Termenii de Referinta specifica in mod clar in cadrul sectiunii III.3.2 faptul ca "Aplicantii trebuie sa fie o organizatie de drept public sau de drept privat cu misiune de serviciu public" si trebuie sa aiba personalitate juridica. In masura in care institutia dvs. indeplineste aceste conditii ea poate fi eligibila pentru o subventie Europe Direct.
Apartenenta la Reteaua Multiplicatorilor de Informatie Europeana nu are nici o relevanta pentru eligibilitatea in cadrul prezentului apel.
Intrebarea 85: Am o nelamurire cu privire la chestiunea urmatoare. Camerele de comert sucursale sunt eligibile, avand in vedere ca statutul lor prevede ca sunt institutii de utilitate si interes public ? In speranta ca veti reusi sa-mi dati un raspuns va multumesc anticipat!
Raspuns 85: Termenii de Referinta specifica in mod clar in cadrul sectiunii III.3.2 faptul ca "Aplicantii trebuie sa fie o organizatie de drept public sau de drept privat cu misiune de serviciu public" si trebuie sa aiba personalitate juridica. In nota explicativa care se regaseste la paginile 9 si 10 ale Termenilor de Referinta se defineste exact ce anume inseamna "organizatie de drept privat cu misiune de serviciu public":
"O organizatie de drept privat cu misiune de serviciu public poate fi recunoscuta ca atare de o lege nationala a tarii in care este inregistrata. In cazul in care nu exista o astfel de lege, Reprezentantul Autorizat atunci cand stabileste daca aplicantul corespunde acestei definitii, va tine cont printre altele de urmatorii factori:
- aplicantul este o institutie nonprofit in totalitate (adica nu are nici un fel de interese comerciale) sau
- bugetul sau pentru o asemenea misiune provine in principal de la autoritati publice sau de stat sau de la o alta institutie nonprofit sau
- activitatile sale se desfasoara in numele autoritatilor publice sau de stat sau al unei institutii nonprofit si sunt de aceea considerate a fi de interes public."
Un raspuns transant in privinta eligibilitatii unei organizatii se poate da numai pe baza documentatiei complete furnizate de catre aplicant la momentul depunerii proiectului.
Intrebarea 86: Avand in vedere ca personalul centrului de informare va beneficia de diferite sesiuni de instruire pe teme europene din partea Comisiei, va rugam sa ne faceti, daca este posibil, cunoscute conditiile in care se vor desfasura aceste sesiuni de instruire, si anume: cina suporta costul deplasarilor ( a cursantilor sau a traimerilor) ; sunt anumite locatii/centre de instruire in tara; numarul de zile al unei sesiuni; numarul min/max al sesiunilor si alte detalii care ne-ar folosi la bugetarea acestei activitati.
Raspuns 86: Toate costurile aferente programelor de formare (formatori, deplasare, cazare) din partea Comisiei si Reprezentantelor din Statele Membre sunt acoperite de bugetul acestora si prin urmare nu trebuie bugetate de aplicant.
Sesiunile de instruire au loc si la Bruxelles (1 sau 2 pe an) si in Romania (pentru 2008 sunt planificate doua astfel de seminarii).
Intrebarea 87: Va prezint situatia noastra cu rugamintea sa-mi spuneti daca in aceste conditii putem trimite Formularul de Aplicatie pentru functionarea unui centru de informare Europe Direct.
Astfel, Primaria Medias nu dispune de un centru (locatie) distinct pentru asigurarea functionarii centrului de informare. Primaria asigura, in sediul acesteia, birouri dotate cu cele necesare functionarii centrului. Mentionam ca avem si sala de conferinte, dispunem de calculatoare - legate la internet, fax, telefoane, sala pentru depozitarea documentelor, etc. Dispunem si de personal calificat, care sa deserveasca centrul. Va rugam sa ne spuneti daca in aceste conditii, putem trimite Formularul de Aplicatie sau este obligatorie existenta unei cladiri separate de sediul primariei, in care sa functioneze centrul de informare Europe Direct.
Raspuns 87: Rolul intrebarilor si raspunsurilor de clarificare este de a explicita continutul pachetului de documente ale apelului, nicidecum de a emite judecati privind o anumita situatie sau circumstanta a aplicantului.
Astfel, termenii de referinta nu solicita existenta unei locatii distincte, ci doar mentioneaza obligatia structurii gazda de a asigura centrului urmatoarele:
- un sediu vizibil si direct accesibil publicului. Acesta trebuie sa aiba spatii pentru (i) primirea si prezentarea documentatiei, (ii) consultarea acestora, (iii) proiectii video si (iv) depozitarea publicatiilor;
- sala de reuniuni care poate primi grupuri de cel putin douazeci de persoane;
- echipament logistic de baza (lista neexhaustiva): telefon, fax, copiator, CD-ROM player, videoproiector, calculatoare performante cu conexiune Internet;
- personal calificat suficient pentru a deservi centrul in timpul programului de lucru.
Intrebarea 88: Daca Fundatia a devenit persoana juridica in ianuarie 2007, poate fi aplicant pentru un Centru Europe Direct ?
Raspuns 88: Termenii de Referinta specifica in mod clar in cadrul sectiunii III.3.2 faptul ca "Aplicantii trebuie sa fie o organizatie de drept public sau de drept privat cu misiune de serviciu public" si trebuie sa aiba personalitate juridica. Nu exista nici o referire cu privire la momentul dobandirii personalitatii juridice, ci doar la obligativitatea existentei acesteia.
Intrebarea 89: Se asigura un software dedicat pentru functionarea unitara a birourilor europe direct ?
Raspuns 89: Centrele Europe Direct beneficiaza, prin altele, de un serviciu Intranet gazduit de Comisie, prin intermediul caruia se asigura transfer de know how si schimb de bune practici. Acesta are de asemenea si o sectiune de raportare online a activitatilor centrelor.
Intrebarea 90: Se accepta contributia in echipamente/dotari a organizatiei gazda si in ce conditii ?
Raspuns 90: Conform Acordului Cadru de Subventie de Functionare, sectiunea II.12.4 „Contributiile in natura nu constituie cheltuieli propriu-zise ale structurii gazda si nu reprezinta costuri eligibile. In cazul cofinantarii sub forma de contributii in natura conform conditiilor stipulate in articolul I.4, se stabileste valoarea financiara a contributiilor si acea suma este inclusa in costurile actiunii drept costuri neeligibile si in incasarile aferente actiunii ca si cofinantare in natura.” La randul lor, Termenii de Referinta, in sectiunea III.6.4., mentioneaza contributiile in natura printre costurile neeligibile. Pentru claritate, conform sectiunii III.6.2 a Termenilor de Referinta, “Pentru a fi eligibile, costurile trebuie sa indeplineasca urmatoarele criterii generale: (…) sa fie suportate efectiv de beneficiar, inregistrate in contabilitatea acestuia in conformitate cu normele de contabilitate care ii sunt aplicabile si declarate in conformitate cu cerintele legislatiei fiscale si sociale aplicabile”.
Intrebarea 91: Subventia de 12000-24000 Euro e pe anul 2008? Se repeta anual ?
Raspuns 91: Subventia din partea Comisiei, ce poate fi cuprinsa intre minim 12.000 EUR si maxim 24.000 EUR, se acorda pentru durata contactului, respectiv anul 2008.
Anul viitor se va lansa la nivelul UE-27 un nou apel pentru perioada 2009-2013, urmand a se incheia acorduri cadru multianuale si acorduri specifice anuale cu structurile gazda selectate.
Intrebarea 92: Vazand intrebarile si raspunsurile nr. 31 si 76, am avea o intrebare: este intregul cost al amortizarii eligibil chiar si in cazul echipamentelor IT a caror valoare depaseste valoarea legala de incadrare in categoria mijloacelor fixe si a caror amortizare se recupereaza pe o perioada de mai multi ani conform legislatiei romane in vigoare ?
Raspuns 92: Contributiile in natura nu constituie cheltuieli propriu-zise ale structurii gazda si nu reprezinta costuri eligibile. Acest aspect nu are legatura cu posibilitatea structurii gazda de a achizitiona echipament IT pentru centrul Europe Direct, care reprezinta o cheltuiala eligibila integral, cu conditia ca suma sa fie mentinuta in limite rezonabile.
Intrebarea 93: Am o intrebare in legatura cu recomandarile privind numarul maxim al paginilor completate pentru capitolele din Formularul de aplicatie. Este o problema daca se depaseste numarul maxim de pagini indicat pentru un anumit capitol ?
Raspuns 93: Specificatiile privind numarul maxim de pagini din diferitele sectiuni ale Formularului de Aplicatie sunt conditii obligatoriu de indeplinit de catre aplicanti, care trebuie respectate intocmai.
Intrebarea 94: Va rog sa imi spuneti daca, in cazul in care proiectul de infiintare a punctului Europe Direct este depus in parteneriat, este posibil ca partenerul sa aduca o contributie financiara la proiect fara sa vireze banii in contul aplicantului? Se considera contributia partnerului (cu documente emise pe numele partenerului) un cost eligibil, si prin urmare, decontabil ca si contributie in cadrul celor 50% contributie obligatorie a aplicantului? Evident, cu mentiunea ca contributia ar fi in numerar si nu in natura. Va multumesc.
Raspuns 94: Contributia in numerar a partenerului se considera co-finantare. Aceasta nu trebuie virata in contul aplicantului, ci specificata prin angajament scris din partea partenerului, al carui format este la libera alegere a aplicantului. Vedeti referintele din Declaratia pe propria raspundere si Lista de control pentru aplicanti.
Intrebarea 95: Va scriu in calitate de aplicant la Europe Direct. Desi am vazut si am citit cu atentie intrebarile/raspunsurile de pe site, as avea o nelamurire si rugamintea de a ajuta s-o clarific: in Anexa 1 la ACORDUL CADRU - PROGRAMUL DE LUCRU PENTRU 2008 AL CENTRULUI DE INFORMARE, pentru completarea corecta a acestui document se face trimitere la sectiuni concrete din Manualul Operational (ex.: 4.2.3, 4.2.4, 4.2.5 etc.). Necunoscand continutul acestor prevederi (manualul am inteles ca va fi disponibil ulterior) nu risc sa redactez partial sau incomplet PLANUL (motiv de depunctare) ? Va multumesc pentru detalii.
Raspuns 95: Documentele care trebuie completate de catre aplicant sunt specificate cu precizie pe site-ul dedicate acestui apel. Reiterez ca ele sunt: formularul de aplicatie si anexele sale (buget si declaratie pe propria raspundere).
Documentul la care dvs faceti referire face parte din setul de documente suport spre informarea aplicantilor care vor trebui completate doar daca acestia sunt selectati ca si structuri gazda pentru un centru Europe Direct. Manualul operational nu este relevant pentru intocmirea propunerii de proiect.
Intrebarea 96: Am avea o intrebare: institutia noastra este organizatie fara scop patrimonial nonprofit, iar activitatea este divizata in doua segmente (economica si neeconomica). Intrebarea este daca aceasta realitate face ca institutia noastra sa se incadreze in prevederea din Apelul pentru depuneri de apriecte conform careia "aplicantul este o instituție nonprofit în totalitate (adica nu are nici un fel de interese comerciale" sau o face neeligibila? NOTA: dorim sa precizam ca acest proiect se va desfasura in cadrul activitatii neeconomice in totalitate.
Raspuns 96: Daca organizatia dvs. este non profit, va incadrati in conditiile de eligibilitate privind aplicantii la apel - vedeti Termenii de Referinta. Bineinteles, acest statut trebuie sustinut prin documentatia specificata in apelul pentru propuneri de proiecte.
Intrebarea 97: Am o intrebare: pentru partea de cofinantare se acepta si contributia materiala, calculatoare, soft, sala sau se accepta numai bani ?
Raspuns 97: Co-finantarea nu poate fi in natura. Va rog vedeti raspunsurile relevante de pe website.
Intrebarea 98: Nu am reusit sa intelegem daca sponsorizarile sunt eligibile la decontul pentru contributia proprie. Concret, ne intereseaza daca o firma ne sponsorizeaza cu un produs sau serviciu, daca acest cost este eligibil pentru contributie, in masura in care firma respectiva emite o factura cu titlu de sponsorizare.
Este vorba despre o pagina de ziar care ar urma sa fie dedicata informarii europene. Intelegerea cu conducerea ziarului ar fi ca ei sa ne cedeze spatiul si am vrea sa stim daca aceasta contributie poate fi considerata co-finantare si in ce conditii. Daca e nevoie de clarificari suplimentare va stau la dispozitie.
Raspuns 98: Aceasta nu poate fi considerata decat contributie in natura.
Obiective principale si istoric 